Erreurs de facturation que les petites entreprises doivent éviter

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La facturation est souvent considérée comme une tâche banale qu’il n’est pas nécessaire de faire avec une attention totale. C'est vrai, mais c'est une partie importante de l'entreprise qui est essentielle pour maintenir un flux de trésorerie positif. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez comprendre que votre devoir ne se limite pas à envoyer une facture.

Erreurs de facturation que les petites entreprises doivent éviter

L’automatisation de diverses tâches avec l’utilisation du logiciel de comptabilité en ligne prendra une lourde charge à votre dos et vous aidera à gérer les factures de la manière la plus productive possible.

Afin de vous assurer que votre argent soit à l'heure, voici quelques points à éviter.

1. La procrastination

En tant que propriétaire d'entreprise, il peut être extrêmement difficile de gérer autant de tâches diverses à temps. Il n’est pas rare qu’une petite tâche telle que la facturation vous échappe, ou vous pouvez penser qu’un client régulier ou un client effectuera le paiement de toute façon et fera avancer la tâche.

Mais vous devez vous rappeler que la facturation relève de votre responsabilité. Il faut en faire une priorité et envoyer une facture dès que le travail est terminé. Selon un sondage, lorsque vous facturez le même jour de l'achèvement des travaux, vous êtes 1,5 fois plus susceptible d'être payé à temps.

2. Factures en attente

Maintenant que vous avez priorisé l'envoi de factures, il est également fort possible que le client manque la date d'échéance, égare la facture ou l'oublie simplement. Votre équipe et vous devez assumer la responsabilité de vous faire payer à temps. Par conséquent, soyez proactif en envoyant des rappels et contactez immédiatement le client s'il manque sa date de paiement.

Dans les rares cas où vous avez affaire à un client terriblement insensible, des mesures extrêmes peuvent être prises. Une affaire peut être classée devant la cour des petites créances, ou si la situation empire, vous pouvez faire appel à une agence de recouvrement pour obtenir votre paiement.

3. Termes non définis

Les relations commerciales doivent toujours comporter des conditions clairement spécifiées qui sont utilisées, en cas de divergence. N'utilisez jamais un langage vague dans une facture, précisez vos conditions et les conséquences si ces conditions ne sont pas respectées. Mais ne définissez pas de termes longs et irréalistes qui pourraient nuire aux relations commerciales.

Pour créer une situation idéale, signez avec vos clients un simple contrat qui protégera les intérêts des deux parties. Mettez cela en pratique et vous allégerez votre charge de travail. Demandez à vos avocats d’enregistrer votre accord et de le rendre officiel.

4. Des détails qui comptent

Une attention particulière doit être portée aux détails afin d’éviter les petites erreurs. Vérifiez auprès de votre client à qui envoyer la facture et rédigez le courrier en conséquence. Facturer une personne ou un service différent peut créer beaucoup de problèmes de communication et vous faire perdre votre temps précieux.

Une facture doit toujours contenir ces détails:

Nom légal de la société, adresse du bureau et numéro de téléphone
Nom et adresse du client
Numéro de facture et date
Date limite de paiement
Numéro de taxe ou numéro de licence, selon les demandes du gouvernement
Modalités de paiement
Liste de produits ou services
Montant total à payer?

5. Sauvegardes de données

En cette ère de technologie, il semble imprudent de ne pas en profiter. Créez des sauvegardes régulières de vos reçus sur le cloud afin de pouvoir vous reporter à une copie logicielle, même si vous perdez la copie papier. Utilisez des applications telles que Quickbooks Cloud pour garder une trace de vos données et permettre un accès à distance à vos rapports financiers.

6. Marque et format

Des recherches ont montré que les factures sont trois fois plus susceptibles d’être payées si le logo et le nom de la société sont mentionnés. Ces petites choses montrent que vous êtes des professionnels et cela crée l'image de votre exécutif par rapport aux autres.

De même, il en va de même avec une édition et un format de facture médiocres. Des fautes d'orthographe, un montant incorrect, des polices incompréhensibles, toutes ces erreurs ne doivent pas être commises. Vérifiez vos factures avant de les envoyer.

7. Flexibilité et paiements

Vous avez configuré vos conditions de paiement, bravo. Mais être un homme d’affaires ne signifie pas que vous devez vous montrer sévère envers les règles. S'en tenir à eux est important, mais de temps en temps, vous pouvez offrir un peu de marge de manœuvre, à la demande du client.

En termes de paiement, vous devez offrir des options de méthodes de paiement sécurisées pour le confort de votre client et un flux de travail efficace pour vous et pour eux.

8. mœurs

Être poli est la chose la plus importante pour diriger une entreprise avec succès. Ajouter un "s'il vous plaît" et un "merci" à votre ton, vos courriels et même vos factures peut augmenter vos chances d'être payé de 5%. Cela renforcera également votre image de marque.

Avec les progrès technologiques rapides et son intégration dans l'industrie de la comptabilité, l'utilisation d'applications sophistiquées telles que QuickBooks basée sur le cloud aide énormément. Il simplifie le flux de travail et permet de garder une trace de l'argent entrant et sortant. Gardez ces points à l'esprit pour obtenir votre paiement à temps des clients.

Tags: #Petites Entreprises

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